Księga Dokumentów

Ewidencja musi pociągać za sobą inne korzyści niż możliwość jej przeglądania. Oprócz wydruków, czy stałej kontroli finansów firmy możemy uzyskać informację o wysokości podatku do zapłacenia. Oczywisty jest fakt potrzeby sprawdzenia i ewentualnego uzupełnienia stałych rocznych, dotyczących podatków i statusu Twojej firmy. Jeśli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, to powinien tam wystąpić zapis formy działalności "OF", jeśli rozliczasz się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego to „RE” i analogicznie dla spółek "SC", "SJ", "SZ", "SA" itd. Mając uzupełnione wszystkie niezbędne dane możesz sprawdzić stan swoich finansów w menu "Zestawienia" -> "Podatki" po uprzednim uruchomieniu sumowania w Księdze Dokumentów ( guzik "Sumuj" ).

Przejdźmy do zapisu dokumentu do KD. Załóżmy, że chcemy wpisać Dowód Wewnętrzny zawierający informację o poniesionych kosztach. Kolumna zatytułowana "Data" powinna zawierać datę księgowania kosztu (edycję rozpoczynamy klawiszem [Enter]). Idąc dalej, w polu "Rodzaj Dokumentu" można wpisać "DW". Zatrzymajmy się na chwilę przy tej kolumnie. Program nie narzuca żadnych obowiązkowych skrótów, ale warto stosować ogólnie przyjęte jak np. DW - dowód wewnętrzny, FA - faktura, KO - korekta, PW - przychód wewnętrzny, RW - rozchód wewnętrzny, MM - przesunięcie magazynowe ;-) itd. nie zapominając o NT, WB, RK. Pomimo braku ograniczeń w stosowaniu skrótów należy zaznaczyć, że program przenosząc automatycznie dokumenty z rejestrów VAT lub np. środków trwałych stosuje właśnie wyżej wymienione. Treść dowodu wewnętrznego powinno się umieścić w notatce drukowanej, wówczas mamy możliwość wydrukowania dokumentu.

Istnieje dokument, który stosuje się wyłącznie w pełnej rachunkowości i jest nim PK - polecenie księgowania. Wpisując PK do księgi powinniśmy zwrócić uwagę, że w kolumnie "Kwota" powinna być wartość odpowiadająca poniesionemu kosztowi lub przychodowi. W działalności osoby fizycznej pojawia się dodatkowe księgowanie składek ZUS. Są dwa sposoby. Pierwszy polega na księgowaniu bezpośrednim wszystkich składników takich jak:

• kategoria "K" kosztów, będąca sumą składek społecznych i funduszu pracy

  

• kategoria "O" od podatku, będąca częścią składki zdrowotnej
• kategoria "Q" od zysku, będąca resztą składki zdrowotnej

Drugi ze sposobów polega na utworzeniu wzorca listy płac i odpowiednich składników w programie Kadrowiec. Metoda ta wymaga pewnego wkładu pracy w definiowanie składników odwołujących się do stałych miesięcznych, ale później nie wymaga czasochłonnych obliczeń i pilnowania zmian wielkości składek (istnieje możliwość importowania stałych z Internetu). Pełny opis znajduje się w pomocy do programu Kadrowiec.

Wydruki ?

Wystarczy, żeby ustawić kursor na wybranym dokumencie i naciśniesz [F9] (lub guzik Drukuj na pasku narzędzi). Jeżeli ustawisz kursor na podsumowaniu, lub dokumencie, którego się nie drukuje, to program wykona wydruk zestawienia. W przypadku Księgi Dokumentów jest to po prostu wydruk PKPiR. Identyczna zasada jest zachowana w pozostałych ewidencjach programu.

Jak widać na zrzucie ekranu, zastosowano szereg skrótów, które są dosyć często stosowane w księgowości i ogólnie działalności gospodarczej:

„RD” - Rodzaj dokumentu księgowego

Jest to pole zawierające dwuliterowy skrót określający jednoznacznie rodzaj dokumentu. Zaleca się stosowanie następujących skrótów:

FA - faktura VAT

KO - korekta VAT

PW - przychód wewnętrzny

RW - rozchód wewnętrzny

DW - dowód wewnętrzny

WB - wyciąg bankowy

RK - raport kasowy

PK - polecenie księgowania

NT - nota

NO - nota odsetkowa

„NDK” - Numer dokumentu księgowego

Pole posiada miejsce na 16 znaków dowolnego tekstu. Oznacza to, iż czasem wystąpi konieczność skrócenia np. numeru faktury, który jest zbyt długi. Niestety są jeszcze firmy obdarzone poczuciem artystycznej twórczości i produkują np. 2002/oszc/mg16/lk/0000015. Jak widać, numer ten zawiera szereg informacji zbędnych i można, z zachowaniem zasady jednoznaczności, usunąć lub skrócić rok, oddział, nr magazynu, zera, znaki "/" itd. Postępowanie to jest zgodne z prawem.

„Opis ZG” – Opis zdarzenia gospodarczego

Tutaj powinno się zapisywać informacje wymagane na wydruku KPiR, a w przypadku pełnej rachunkowości, po prostu krótką informację opisującą zdarzenie.

„Termin” - Termin zapłaty.

Wpisanie tej daty jest warunkiem koniecznym do przeniesienia dokumentu do terminarza należności i zobowiązań.

„?” – Czy bez odsetek ?

Jest to pole ważne w przypadku zaniechania naliczania odsetek za przeterminowane płatności. Do rozliczenia rocznego na zasadach ogólnych wymaga się obliczenia różnicy remanentu początkowego i końcowego. Program zawiera wsparcie w postaci księgowania remanentu końcowego z kategorią księgi dokumentów zawierającą w rodzaju literkę „R”. Domyślnie importuje się kategoria „M”, która dodatkowo jest wyłączona z drukowania. Wartość pozycji jest traktowana jako remanent początkowy w kolejnym roku. Program wylicza różnicę i odpowiednio odejmuje od kosztów roku w zestawieniu podatku dochodowego za grudzień. To samo jest wykonywane w zestawieniu wydruku PKPiR za grudzień na ostatniej stronie.